ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಸ್

ಒಂದು ಉದ್ಯಮ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವಹಿವಾಟು ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು, ಅಂದರೆ, ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಹಾಯದಿಂದ ಇದನ್ನು ಕ್ರಮಬದ್ಧಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ರೆಜಿಸ್ಟರ್ಗಳಿಗೆ ಡೇಟಾವನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಲು ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳು ಆಧಾರವಾಗಿವೆ, ಅದು ವ್ಯವಹಾರ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸುತ್ತದೆ. ತೆರಿಗೆ ಮತ್ತು ಹಣಕಾಸು ಹೇಳಿಕೆಗಳ ತಯಾರಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಈ ದಾಖಲೆಗಳು ಮೂಲಭೂತವಾಗಿವೆ.

ಬೇರೆ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ಎಲ್ಲ ಆರ್ಥಿಕ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಪ್ರತಿಫಲಿಸುತ್ತದೆ. ಅದರ ಸ್ವಂತ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣಾ ಅಧಿಕಾರಿಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ಇತರ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲು ಅವುಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕಾನೂನಿನ ಮೂಲಕ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗಾಗಿ ಗಡುವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಿದ ನಂತರ ಮಾತ್ರ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಾಶಪಡಿಸಬಹುದು.

ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳು ಆರ್ಥಿಕ ವಹಿವಾಟಿನ ಸತ್ಯವನ್ನು ದಾಖಲಿಸುತ್ತವೆ. ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂಘಟಿಸಲು, ಅವುಗಳು ಏಕೀಕೃತ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿವೆ. ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆಯ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ, ಎರಡು ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ : ಪ್ರಾಥಮಿಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ರೆಜಿಸ್ಟರ್ಗಳು.

ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಎನ್ನುವುದು ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಆರ್ಥಿಕ ವಹಿವಾಟಿನ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮತ್ತು ಅದರ ವಾಸ್ತವತೆಯಿಂದ ಅದರ ಅನುಷ್ಠಾನವನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ.

ಎಲ್ಲಾ ಕಡ್ಡಾಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಸೇರ್ಪಡೆಗೊಳಿಸುವ ಮೂಲಕ ಶಾಸನದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಿನ ಅನುಬಂಧದಲ್ಲಿ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅವು ಸೇರಿವೆ: ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಹೆಸರು; ಅದರ ಸಂಕಲನದ ಸ್ಥಳ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ; ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗಿರುವ ಪರವಾಗಿ ಕಾನೂನು ಘಟಕದ ಹೆಸರು; ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ವ್ಯಾಪ್ತಿ ಮತ್ತು ವಿಷಯ; ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಮಾಪನದ ಘಟಕಗಳು; ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಸ್ಥಾನಗಳು; ಆರ್ಥಿಕ ವ್ಯವಹಾರ ನಡೆಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಅಥವಾ ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನ ಸಹಿ. ಈ ಷರತ್ತಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಅವರು ಕಾನೂನು ಬದ್ಧರಾಗಿದ್ದಾರೆ.

ಪ್ರಾಥಮಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಮುಖ್ಯ ವಿಧಗಳು: ಇನ್ವಾಯ್ಸ್ಗಳು; ಪಾವತಿ ಆದೇಶಗಳು; ಪಾವತಿ ರಸೀದಿಗಳು; ಮರಣದಂಡನೆ ಕಾರ್ಯಗಳ ಕಾಯಿದೆಗಳು; ನಗದು ರಸೀದಿಗಳು ಮತ್ತು ರಸೀದಿಗಳು, ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ವರದಿಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ. ಈ ದಾಖಲೆಗಳು ನಡೆಸಿದ ವ್ಯಾಪಾರ ವ್ಯವಹಾರದ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತವೆ.

ಕಾನೂನಿನಿಂದ ಸ್ಥಾಪಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ಹಲವಾರು ಪ್ರಕರಣಗಳಲ್ಲಿ, ಪ್ರಾಥಮಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ರೂಪಗಳು ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾದ ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಯ ಸ್ವರೂಪಗಳನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸುತ್ತವೆ .

ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಪ್ರಕಾರವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ, ಪ್ರಾಥಮಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆ ಮತ್ತು ಪಾವತಿಗೆ ಭದ್ರತಾ ಪತ್ರಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗಿದೆ, ಸ್ಥಿರ ಆಸ್ತಿಗಳ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರಕ್ಕಾಗಿ, ನಗದು ಪಾವತಿಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕಹಾಕಲು, ನಗದು ವಹಿವಾಟುಗಳಿಗೆ ಲೆಕ್ಕಹಾಕುವಿಕೆ ಇತ್ಯಾದಿ.

ವ್ಯವಹಾರ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಅವರ ಮರಣದಂಡನೆಯ ನಂತರ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗುವುದು. ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಕಪ್ಪು-ನೀಲಿ (ನೀಲಿ) ಶಾಯಿಯಲ್ಲಿ ತಯಾರಿಸಲಾದ ರೂಪಗಳಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಸ್ಟ್ಯಾಂಪ್, ಫ್ಯಾಸಿಮಿಲ್ ಅಥವಾ ಇತರ ಸ್ಥಿರ ವಿಧಾನವನ್ನು ರಚಿಸಬಹುದು. ನ್ಯಾಯಸಮ್ಮತವಲ್ಲದ ತಿದ್ದುಪಡಿಗಳು ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿನ ಯಾವುದೇ ಅಳಿಸುವಿಕೆಗಳನ್ನು ನಿಷೇಧಿಸಲಾಗಿದೆ. ತಪ್ಪು ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಹೊಡೆದು ಸರಿಯಾದದನ್ನು ಕೆತ್ತಿಸಿ ಸರಿಯಾದ ದೋಷಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಸರಿಪಡಿಸಬಹುದು. ಶಾಸನವನ್ನು "ಸರಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ" ಮಾಡಲಾಗಿದೆ, ದಿನಾಂಕವನ್ನು ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಸಹಿ ಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಕಾಗದ ದಾಖಲೆಗಳ ಜೊತೆಗೆ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ದಾಖಲೆಗಳು ಸಹ ಇವೆ. ಅವುಗಳನ್ನು ದಾಖಲೆಗಳು ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡೇಟಾ ರೂಪದಲ್ಲಿ ದಾಖಲಾಗಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯು ಎಲ್ಲಾ ಕಡ್ಡಾಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಅವುಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ, ಹರಡುತ್ತದೆ, ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವಿಧಾನದಿಂದ ರೂಪಾಂತರಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಕಾನೂನಿನ ಪ್ರಕಾರ, ಉದ್ಯಮವು ತನ್ನ ಚಟುವಟಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಅರ್ಜಿ ಸಲ್ಲಿಸುವ ಹಕ್ಕನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ಕಡ್ಡಾಯ ಸ್ಥಿತಿಯು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಹಿ ಮೇಲೆ ಕಾನೂನು ಅನುಸರಿಸುವುದು.

ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮುಖ್ಯ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆಯಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ತಮ್ಮ ಸುರಕ್ಷತೆಗಾಗಿ, ಉದ್ಯಮದ ಮಾಲೀಕರು ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ. ಸಂಸ್ಕರಿಸಲಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳು ಆರ್ಕೈವ್ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲ್ಪಡಬೇಕು. ಅಲ್ಲಿಯವರೆಗೆ, ಅವುಗಳನ್ನು ಮುಚ್ಚಿದ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ಗಳಲ್ಲಿ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಇಲಾಖೆಯಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.